Datenschutzerklärung – Hermann-Hedenus Grundschule

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Internetauftritts sowie auf weitere im Folgenden aufgeführte Datenverarbeitungen der Hermann-Hedenus-Grundschule.

A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Hermann-Hedenus-Grundschule
Schallershofer Str. 20
91056 Erlangen

Schulleitung: Andrea Schöniger, Rektorin

Telefon: 09131/53150-0
Fax: 09131/53150-20
E-Mail: info@gs-hedenus.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten der Grund-, Mittel- und Förderschulen am Staatlichen Schulamt Erlangen unter:

Behördlicher Datenschutzbeauftragter des Staatlichen Schulamts der Stadt Erlangen (GS/MS/FöS)

Henri-Dunant-Str. 4
91058 Erlangen

Telefon: 09131/687490
E-Mail: datenschutz@schulen-er-erh.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit im Folgenden nichts anderes angegeben ist, aus Art. 85 des Bayerischen Gesetzes über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung der schulischen Aufgaben erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Soweit Daten elektronisch verarbeitet werden, erfolgt der technische Betrieb unserer schulischen Datenverarbeitungssysteme grundsätzlich durch die Stadt Erlangen als zuständigen Sachaufwandsträger. Diese hat die KommunalBIT AöR, Kaiserstraße 30, 90763 Fürth, mit notwendigen Arbeiten wie der Bereitstellung und Betreuung der an der Schule eingesetzten IT-Infrastruktur sowie der Installation und Betreuung erforderlicher Software beauftragt.

Für einzelne Verfahren setzen wir weitere Auftragsverarbeiter ein. Hierzu gehört die Firma Erich Hoppe, Obere Gasse 4, 91056 Erlangen.

Auf Anforderung werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten erreichen.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch die

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur

betrieben.

Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Internetauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher durch diesen Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag verarbeitet.

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermittelt Ihr Internetbrowser technisch erforderliche Daten an den Webserver.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Datum und Uhrzeit der Anforderung
Name der angeforderten Datei bzw. Seite
Seite, von der aus die Datei oder Seite angefordert wurde
Zugriffsstatus
verwendeter Internetbrowser und verwendetes Betriebssystem
IP-Adresse des anfordernden Geräts
übertragene Datenmenge

IONOS führt im Rahmen des Webhosting-Betriebs Server-Logdateien. Die IP-Adressen der Besucher werden in den für uns bereitgestellten Logdateien anonymisiert.

Die Logdaten dienen insbesondere dem technischen Betrieb sowie der Sicherheit und Stabilität des Internetangebots. Sie werden nur im Rahmen der von IONOS für den jeweiligen Webhosting-Dienst vorgesehenen Speicherdauer vorgehalten und anschließend gelöscht.

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten, insbesondere JavaScript, soweit dies zur Darstellung und Funktion unseres Internetauftritts erforderlich ist.

Die Ausführung von JavaScript kann durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers eingeschränkt oder deaktiviert werden. Dadurch können einzelne Funktionen der Website beeinträchtigt werden.

Cookies

Beim Besuch der öffentlich zugänglichen Seiten unseres Internetauftritts setzen wir keine Cookies ein.

Auswertung des Nutzungsverhaltens und Reichweitenmessung

Wir setzen keine Programme zur personenbezogenen Auswertung des Nutzungsverhaltens und keine eigenen Tracking-Systeme ein.

Im Rahmen des Webhosting-Angebots wird IONOS WebAnalytics zur statistischen Auswertung und zur technischen Optimierung des Internetangebots eingesetzt.

IONOS WebAnalytics verwendet keine Cookies. Die IP-Adresse des Besuchers wird bei der Übermittlung eines Seitenaufrufs technisch übertragen, anschließend unmittelbar anonymisiert und ohne Personenbezug verarbeitet.

Im Rahmen von IONOS WebAnalytics werden insbesondere folgende statistische Informationen verarbeitet:

zuvor besuchte Internetseite (Referrer)
angeforderte Internetseite oder Datei
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
verwendeter Gerätetyp
Uhrzeit des Zugriffs
IP-Adresse in anonymisierter Form

IONOS speichert im Rahmen von WebAnalytics keine personenbezogenen Daten der Websitebesucher. Die erhobenen Daten dienen ausschließlich der statistischen Auswertung und der technischen Optimierung des Internetangebots.

C) Informationen zu weiteren Verarbeitungen

Zur Erfüllung schulischer Aufgaben (Art. 2 BayEUG) verarbeiten wir personenbezogene Daten über folgende Personengruppen:

a) Daten von Schülerinnen und Schülern und Erziehungsberechtigten

Bei den Daten von Schülerinnen und Schülern handelt es sich insbesondere um Name, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit – soweit für die Schulpraxis erforderlich –, Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch), Leistungsdaten, Daten zur schulischen und beruflichen Vorbildung sowie zur Berufsausbildung.

Gegebenenfalls werden auch besondere pädagogische Fördermaßnahmen, beispielsweise Empfehlungen zur Schullaufbahn, Schulversäumnisse und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 BayEUG gespeichert.

Bei den Daten der Erziehungsberechtigten handelt es sich insbesondere um Name und Adressdaten sowie Angaben zum Sorgerecht.

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigten verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Herausgabe eines Jahresberichts für Schülerinnen und Schüler und die Erziehungsberechtigten beruht auf Art. 85 Abs. 3 BayEUG, gegebenenfalls im Hinblick auf Fotos auf einer Einwilligung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Name und Adressdaten der Erziehungsberechtigten sowie von Angaben zum Sorgerecht ist Art. 85 Abs. 1 Satz 3 BayEUG.

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere folgenden spezifischen Zwecken:

Kommunikation mit Erziehungsberechtigten (Art. 2 Abs. 4 BayEUG), Dokumentation von Schüler- und Schülerleistungsdaten, Zeugniserstellung (Art. 52, 85a BayEUG und Bestimmungen der Schulordnungen und der Lehrerdienstordnung), Ermittlung des sonderpädagogischen Förderbedarfs (Art. 19 BayEUG), Einsatz Mobiler Sonderpädagogischer Dienste (Art. 21 BayEUG), Praktikumsverwaltung (Art. 50 Abs. 3 und 4 BayEUG), Überwachung der Schulpflicht (Art. 57 BayEUG), Mitgestaltung des schulischen Lebens (Art. 62 ff. BayEUG), Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen (Art. 86 BayEUG), Durchführung der Schulstatistik (Art. 113b BayEUG), Evaluation und Qualitätsentwicklung (Art. 113c BayEUG), Schulberatung durch Beratungslehrkräfte oder Schulpsychologen (Art. 78 BayEUG), Schulfinanzierung (Art. 4, 10, 19 Bayerisches Schulfinanzierungsgesetz – BaySchFG) sowie Öffentlichkeitsarbeit.

Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Schülerinnen und Schüler beziehungsweise deren Erziehungsberechtigte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger

An außerschulische Stellen übermitteln wir Daten unserer Schülerinnen und Schüler nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen beziehungsweise zulässig ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 3 BayEUG)
die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)
das zuständige Jugendamt (Art. 31 BayEUG)
die Träger des Sachaufwands (Art. 10, 19 BaySchFG)
die Träger des Aufwands der Schülerbeförderung (Art. 1 Abs. 1 und 5 Schulwegkostenfreiheitsgesetz – SchKFrG i. V. m. der Verordnung über die Schülerbeförderung)
das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
die aufnehmende Schule im Falle eines Schulwechsels (Art. 85a Abs. 2 BayEUG, § 39 BaySchO)
das Einwohnermeldeamt bei Abmeldung ausländischer Schülerinnen und Schüler vom Schulbesuch in Bayern (§ 3 Grundschulordnung – GrSO, § 3 Mittelschulordnung – MSO)
die Kreisverwaltungsbehörden (Art. 118 und Art. 119 BayEUG)
bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gegebenenfalls das zuständige Archiv nach dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG)
die zuständige Ausländerbehörde, wenn die Schule bei ausländischen Schulpflichtigen feststellt, dass diese nicht über hinreichende Deutschkenntnisse für einen erfolgreichen Schulbesuch verfügen (Art. 85 Abs. 2 Satz 3 BayEUG)
die Agentur für Arbeit in den Fällen des § 31a Abs. 1 SGB III (Art. 85 Abs. 2 Sätze 4–6 BayEUG)
das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33–36 Infektionsschutzgesetz – IfSG; § 20 Abs. 8–10 IfSG)
gegebenenfalls Angehörige des pädagogischen Personals einer Partnerschule und Nutzerinnen und Nutzer in den virtuellen Kursen beziehungsweise Räumen einer passwortgeschützten Lernplattform
die Zielschule bei Schulwechseln (Art. 85a Abs. 3 BayEUG)

Dauer der Speicherung

Daten von Schülerinnen und Schülern und Erziehungsberechtigten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Für Daten, die in den Schülerunterlagen gespeichert sind, gelten gemäß § 40 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) grundsätzlich folgende Aufbewahrungs- beziehungsweise Löschungsfristen:

Schülerstammblatt, Abschlusszeugnisse oder sie ersetzende Zeugnisse in Abschrift, Zeugnisse, die schulische Berechtigungen verleihen, in Abschrift sowie Urkunden, die zum Führen einer Berufsbezeichnung berechtigen, in Abschrift: 50 Jahre
Leistungsnachweise: 2 Jahre
alle übrigen Daten: 1 Jahr

Die Löschfristen für die unter Nr. 1 und 3 genannten Daten beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt. Für Leistungsnachweise beginnt die Frist mit Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden.

Aufzeichnungen im Rahmen der Schulberatung

Aufzeichnungen über Beratungen durch Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen werden bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Schulbesuchs der betreffenden Schülerin oder des betreffenden Schülers unter Verschluss gehalten und anschließend vernichtet.

b) Daten von Lehrkräften

Von Lehrkräften verarbeiten wir Name, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Lehrbefähigung und zum Unterrichtseinsatz sowie gegebenenfalls weitere Personaldaten, soweit diese zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind. Die Personalakte wird bei der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG).

Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

Auskunftspflicht gegenüber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten der Lehrkräfte nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG)
die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)
die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gegebenenfalls das zuständige Archiv nach dem BayArchivG
das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33–36 IfSG; § 20 Abs. 8–10 IfSG)
gegebenenfalls Angehörige des pädagogischen Personals einer Partnerschule sowie Nutzerinnen und Nutzer in den jeweiligen virtuellen Kursen beziehungsweise Räumen einer passwortgeschützten Lernplattform

Dauer der Speicherung

Daten von Lehrkräften werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Speicherung, Löschung und Vernichtung von Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insbesondere Art. 110 BayBG. Im Falle von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gelten § 611a BGB sowie die entsprechenden Bestimmungen der Art. 103 ff. BayBG.

c) Daten des nicht unterrichtenden Personals

Von nicht unterrichtendem Personal führen wir die Personaldaten, die zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind. Die Personalakte wird von der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 BayBG.

Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Im Falle von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gelten § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie die Art. 103 ff. BayBG entsprechend.

Zwecke

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten des nicht unterrichtenden Personals nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 BayEUG)
die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)
die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gegebenenfalls das zuständige Archiv nach dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG)
das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33–36 IfSG; § 20 Abs. 8–10 IfSG)

Dauer der Speicherung

Daten des nicht unterrichtenden Personals werden von uns grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

d) Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen

Hierzu gehören beispielsweise Dienstleister oder Handwerker, Vertreter örtlicher Behörden sowie Personen, die sich an die Schule wenden.

Verarbeitet werden insbesondere Name und Adressdaten. Weitere Daten werden je nach Art des Geschäfts- oder sonstigen Kontakts verarbeitet.

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO (Abwicklung eines Vertrags) in Betracht.

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient im Rahmen einer Einwilligung dem in der Einwilligung angegebenen Zweck oder bei der Abwicklung eines Vertrags der Erfüllung des jeweiligen Vertrags.

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen, nur soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Dauer der Speicherung

Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen, werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

D) Anwendungen der ByCS oder anderer Anbieter

Im Rahmen unserer Datenverarbeitung setzen wir derzeit unter anderem folgende Anwendung ein:

Moodle

Die Hermann-Hedenus-Grundschule nutzt eine passwortgeschützte Moodle-Lernplattform zur Bereitstellung von Lerninhalten, zur Organisation von Lernvorgängen und zur schulischen Kommunikation.

Die Moodle-Lernplattform wird als eigenständiges System betrieben und ist technisch nicht Bestandteil dieses Internetauftritts.

Lernplattform:
https://moodle.gs-hedenus.de/

Bei einer Ablösung der derzeitigen Moodle-Lernplattform werden die Datenschutzhinweise entsprechend an das künftig verwendete System angepasst.

Stand: Oktober 2026